Instalador de aire acondicionado: cómo no perder clientes en verano

Si instalas aire acondicionado, sabes que el trabajo no llega repartido: se concentra en unas pocas semanas de calor. Es justo cuando más llamadas recibes y menos tiempo tienes para cogerlas. En esta guía tienes qué preparar antes del verano, cómo contestar a todos aunque no puedas ir enseguida y cómo pedir los datos para presupuestar sin tantas visitas.

Qué pasa cuando llega el calor

En temporada alta se juntan tres tipos de peticiones a la vez: instalaciones nuevas, averías de equipos que no enfrían y revisiones que el cliente dejó para el último momento. Y todas llegan mientras estás subido a un tejado o metido en un falso techo.

Es habitual que quien busca un instalador en pleno calor llame a varios a la vez y se quede con el primero que le contesta. No siempre gana el más barato ni el que antes puede ir: muchas veces gana el que antes da una respuesta clara.

El problema no suele ser la falta de trabajo, sino perder clientes que sí querían contratarte porque nadie les dijo nada a tiempo.

Prepárate antes de que apriete

Lo que hagas en primavera te ahorra muchas llamadas en julio:

• Adelanta las revisiones. Avisa a tus clientes de mantenimiento en los meses flojos para que no se te junten con las instalaciones. Tienes cómo hacerlo en cómo avisar de los mantenimientos cuando toca.
• Ten lista tu tarifa de instalaciones tipo: un equipo en una habitación, dos equipos, cambio de un equipo viejo. Así puedes dar un precio orientativo sin ir.
• Prepara los mensajes que vas a mandar una y otra vez: el de «recibido», el de pedir datos y el de dar fecha.
• Decide cuántas instalaciones caben por semana, contando con que también saldrán averías.

Contesta rápido aunque no puedas ir rápido

Que no puedas ir hasta dentro de diez días no significa que no puedas contestar hoy. Lo que el cliente quiere saber primero es que le has leído y cuándo puede esperar algo.

Una respuesta automática al WhatsApp o a las llamadas perdidas puede decir, por ejemplo: «Hola, soy [tu nombre]. Ahora mismo estoy en una instalación. Para darte precio, mándame por aquí estas fotos y datos. Te contesto antes de esta noche». Si quieres ver opciones para las llamadas que no puedes coger, tienes qué hacer con las llamadas perdidas en la obra.

Sé claro con los plazos. Si tienes la agenda llena hasta dentro de dos semanas, dilo. Hay clientes que esperan si saben a qué atenerse, y los que no pueden esperar al menos no se quedan colgados.

Pide los datos antes de ir

Muchas visitas solo sirven para mirar y apuntar. Una parte de eso te la puede mandar el cliente desde el móvil:

1. Qué necesita: instalación nueva, cambio de equipo o avería.
2. Qué estancia quiere climatizar y su tamaño aproximado.
3. Fotos de la pared donde iría el equipo interior y del sitio para la unidad exterior.
4. Distancia aproximada entre las dos unidades, o una foto donde se vea.
5. Si es un piso o un local en una comunidad, por si hay que mirar dónde se puede colocar la unidad exterior. Eso lo confirma el cliente con su comunidad o su administrador.
6. Dirección y horario en que se le puede visitar o hacer la instalación.

Con esto puedes dar un precio orientativo, descartar trabajos que no te encajan y llevar el material adecuado el día que vas. Si haces presupuestos a menudo, en presupuestos rápidos tienes cómo dejarlos casi hechos.

Ordena lo que entra

Cuando todo llega a la vez, conviene tener cada petición en un solo sitio, con su estado: pendiente de datos, presupuesto enviado, aceptado, con fecha. Una hoja sencilla sirve. Y conviene separar lo que no puede esperar: si quieres un criterio para las averías, tienes cómo distinguir los avisos urgentes.

Un orden posible para cada día:

• Primero, las averías urgentes que hayas decidido atender.
• Después, las instalaciones con presupuesto aceptado y fecha.
• Al final del día, contestar los presupuestos pendientes y mandar los nuevos.

Un ejemplo práctico

Imagina un instalador que trabaja con un ayudante y en verano no da abasto. Así podría organizarse:

• En primavera manda los avisos de revisión a sus clientes de otros años, repartidos por semanas.
• En julio, cada WhatsApp o llamada perdida recibe al momento un mensaje con la lista de fotos y datos que necesita.
• Lo que el cliente manda se apunta solo en una hoja, con la fecha y el tipo de trabajo.
• Por la noche, el instalador repasa la hoja, manda los precios orientativos y da fechas según los huecos que le quedan.
• A quien acepta le llega un recordatorio el día antes de la instalación.

El instalador sigue decidiendo qué trabajos coge y cuándo. Lo que deja de pasar es que un cliente se quede sin respuesta durante días.

Si quieres que te lo montemos

En la página de reformas e instalaciones tienes lo que hacemos para técnicos e instaladores. Si quieres llegar al próximo verano con las respuestas y la recogida de datos ya funcionando, escríbenos y lo vemos con tu forma de trabajar.