Garantías de tus trabajos: cómo llevarlas sin papeles

Te llama un cliente: «Me instalasteis la caldera el año pasado y ha dejado de funcionar. ¿Entra en la garantía?». Si para contestar tienes que buscar la factura en una carpeta o en el correo, pierdes tiempo y das peor imagen. En esta guía tienes cómo llevar las garantías de tus trabajos en un solo sitio, para responder en un minuto.

Por qué cuesta saber qué está en garantía

En un taller o una empresa de instalaciones pequeña, la información de cada trabajo suele estar repartida:

• La factura, en el programa de facturación o en una carpeta.
• La marca y el modelo del equipo, en un albarán o en la cabeza de quien lo instaló.
• La garantía del fabricante, en un papel que se quedó el cliente.
• La garantía de tu mano de obra, en lo que diga tu presupuesto.

Cuando llega el aviso, hay que juntarlo todo. Y si el que instaló ya no está, todavía cuesta más.

Qué apuntar de cada trabajo

Basta con una fila por trabajo, en una hoja o en tu programa, con estos datos:

1. Cliente y dirección del trabajo.
2. Fecha en que se terminó.
3. Qué se hizo: instalación, sustitución, reparación.
4. Equipo: marca, modelo y número de serie si lo tiene.
5. Garantía del fabricante: cuánto dura y hasta qué fecha.
6. Garantía de tu trabajo: la que des tú, con su fecha de fin.
7. Número de factura, para encontrarla si hace falta.

Las fechas de fin se pueden calcular solas a partir de la fecha del trabajo. Así, al buscar al cliente, ves directamente si está dentro o fuera. Si un trabajo tiene varias piezas con garantías distintas, mejor una fila por pieza que una nota larga en la misma celda.

Sobre cuánto dura la garantía en cada caso y qué obligaciones tienes, consulta con tu asociación profesional, con tu gestoría o en la información de consumo de tu comunidad. Esta guía no entra en plazos: solo en cómo tenerlos a mano.

Que se apunte al terminar, no después

El mejor momento para rellenar la fila es al acabar el trabajo, desde el móvil:

• Un formulario corto con los datos de arriba y una foto de la placa del equipo.
• Al enviarlo, se crea la fila con las fechas de fin ya calculadas.
• Si el trabajo se factura después, el número de factura se añade entonces.

Si ya apuntas tus avisos en una hoja, puedes añadir estas columnas a la misma. Tienes ideas en cómo organizar los avisos de tus clientes en una sola hoja.

Cuando llama el cliente

Con la información en un solo sitio, la llamada cambia:

• Buscas por nombre, teléfono o dirección y ves el trabajo.
• Sabes al momento si está en garantía, de qué y hasta cuándo.
• Si hace falta ir, te llevas el modelo exacto del equipo y, si lo pediste, la foto de la placa.

Y si quieres saber más antes de ir, puedes pedirle fotos de la avería. Lo tienes en cómo pedir fotos y datos de la avería antes de ir.

Un ejemplo práctico

Imagina una empresa de climatización con tres técnicos. Instalan aires y calderas, y cada invierno y cada verano reciben llamadas de clientes preguntando si su avería entra en garantía.

Con una hoja de garantías, podría quedar así:

• Al terminar cada instalación, el técnico rellena desde el móvil el formulario y hace la foto de la placa.
• La hoja calcula sola la fecha de fin de cada garantía.
• Cuando llama un cliente, quien coge el teléfono lo busca por su número y ve si está cubierto.
• Un mes antes de que acabe la garantía, al cliente le puede llegar un aviso ofreciéndole una revisión, si así lo decides.

Los técnicos siguen haciendo el mismo trabajo. Lo que se ahorran es buscar facturas viejas cada vez que suena el teléfono.

Si quieres que te lo montemos

En la página de reformas e instalaciones tienes lo que hacemos para técnicos e instaladores. Si quieres que tus garantías estén a un clic, escríbenos y lo vemos con tu forma de trabajar.