Empresa de limpieza: organiza los servicios y avisa al cliente
Cómo organizar los servicios de una empresa de limpieza pequeña: quién va, dónde y cuándo, y qué avisos al cliente pueden salir solos.
En una empresa de limpieza pequeña, el día a día suele vivir en la cabeza de una persona: quién va a qué casa, a qué hora, con qué llave y qué hay que hacer allí. Funciona hasta que esa persona se pone mala, alguien cambia de turno o un cliente pregunta por qué no ha ido nadie. En esta guía tienes cómo ordenar los servicios en un solo sitio y qué avisos al cliente pueden salir solos.
Dónde se suele torcer
Los problemas se repiten bastante de una empresa a otra:
- El cuadrante está en varios sitios. Una parte en una libreta, otra en el WhatsApp y otra en la memoria de la encargada.
- Los cambios no llegan a quien tiene que ir. El cliente pide cambiar el martes por el jueves y la trabajadora se entera al llegar a la puerta.
- Cada casa tiene sus instrucciones (la llave, la alarma, el perro, la habitación que no se toca) y no están escritas en ningún lado.
- El cliente no sabe cuándo vais. Llama para preguntar o se encuentra a alguien en casa sin esperarlo.
- A fin de mes cuesta saber qué se ha hecho para facturar cada servicio.
Un solo sitio para todos los servicios
Lo primero es que todos los servicios estén en un único lugar que puedan ver la dueña y cada trabajadora desde el móvil. Puede ser un calendario compartido o una hoja de cálculo; no hace falta un programa caro para empezar.
Para cada servicio conviene apuntar:
- Cliente y dirección, con un enlace al mapa.
- Día, hora y duración aproximada.
- Quién va. Una persona o un equipo.
- Si es fijo o puntual. Los fijos (cada semana, cada quince días) se repiten solos en el calendario.
- Instrucciones de la casa o la oficina: acceso, llave, alarma, qué productos usar y qué no.
- Contacto para avisar si hay un problema al llegar.
Con eso, cualquier trabajadora puede cubrir un servicio que no es el suyo sin llamar a nadie para preguntar.
Los avisos al cliente y al equipo
Una vez que los servicios están ordenados, los avisos al cliente pueden salir de ahí, sin que nadie tenga que acordarse:
- Recordatorio el día antes con la hora aproximada, sobre todo en los servicios puntuales o de primera vez.
- Aviso de cambio si se mueve el día o cambia la persona que va.
- «Ya hemos terminado» al acabar, si el cliente no está en casa. Es habitual que lo agradezca, sobre todo en oficinas o pisos de alquiler turístico.
- Aviso de retraso cuando la trabajadora marca que llega tarde.
No hace falta activar todos. Lo normal es empezar por el recordatorio del día antes y el de cambios, que son los que evitan más malentendidos. Si tus clientes prefieren WhatsApp, lo que se puede y no se puede hacer lo tienes en automatizar WhatsApp Business.
Lo mismo sirve hacia dentro. Cada trabajadora puede recibir por la mañana sus servicios del día con las direcciones y las instrucciones, y un aviso si algo cambia después. Así nadie depende de un audio de WhatsApp mandado de noche que se pierde entre otros mensajes.
Si además quieres que cada servicio hecho quede apuntado solo para facturar, lo contamos en hojas de cálculo que se rellenan solas.
Un ejemplo práctico
Imagina una empresa de limpieza con tres trabajadoras que limpian pisos particulares, dos oficinas y algunos apartamentos turísticos entre una estancia y la siguiente.
Organizado quedaría así:
- Los servicios fijos están en un calendario compartido, cada uno con su color según quién va, y las instrucciones de cada casa pegadas en el servicio.
- Los apartamentos turísticos entran como servicios puntuales cuando el propietario avisa de una salida.
- La tarde antes, a cada cliente con servicio puntual le llega un recordatorio con la hora.
- Cada mañana, cada trabajadora recibe en el móvil su lista del día.
- Si la dueña mueve un servicio, le llega un aviso a la trabajadora y otro al cliente.
- Al terminar en un apartamento, la trabajadora lo marca como hecho y al propietario le llega un «listo para la siguiente estancia».
La dueña sigue decidiendo el cuadrante y los cambios. Lo que deja de hacer es avisar a cada persona a mano.
Por dónde empezar
Si ahora mismo todo está en una libreta, no intentes cambiarlo todo a la vez:
- Pasa los servicios fijos a un calendario o una hoja compartida.
- Añade las instrucciones de cada casa.
- Activa el recordatorio al cliente del día antes.
- Cuando eso funcione, añade los avisos de cambios y la lista diaria del equipo.
Si quieres que te lo montemos
Para empresas que trabajan en casa del cliente podemos dejar montado el calendario de servicios y los avisos al cliente y al equipo, con lo que ya usas. Tienes ejemplos en nuestros servicios y, si quieres verlo con tu caso, escríbenos.