Hojas de cálculo que se rellenan solas: ideas para tu negocio

Muchos negocios pequeños tienen alguna hoja de cálculo: clientes, pedidos, gastos, avisos. El problema no es la hoja, sino que hay que rellenarla a mano y se queda a medias. En esta guía tienes ideas concretas para que se rellene sola y qué conviene preparar antes.

Por qué las hojas se quedan a medias

Una hoja de cálculo funciona mientras alguien la rellena. En cuanto hay una semana con mucho trabajo, se deja de apuntar y luego cuesta ponerse al día.

Lo que suele pasar es que el dato ya existe en otro sitio: en un correo, en un formulario, en un mensaje de WhatsApp o en una reserva. Copiarlo a la hoja es justo la parte que se puede automatizar.

Ideas que funcionan en muchos negocios

Estas son algunas formas de que una hoja de Google se rellene sin que nadie copie nada:

• Formulario de contacto o de pedido. Cada vez que alguien lo envía, aparece una fila nueva con todos los datos. Los Formularios de Google lo hacen sin nada más; con un formulario de tu web hace falta una herramienta que los conecte.
• Facturas que llegan al correo. Se guarda el adjunto y se apunta la fecha, el proveedor y el importe. Lo tienes explicado en cómo organizar las facturas que llegan al correo.
• Reservas o citas. Cada reserva nueva queda apuntada con su fecha, para ver luego cuántas hay por día o por mes.
• Avisos de clientes. Los que llegan por la web o por correo entran en la hoja para que no se pierda ninguno.
• Encuestas después del servicio. Las respuestas se juntan solas y puedes ver qué se repite.

A partir de ahí, la hoja puede hacer cosas por su cuenta: colorear las filas atrasadas, sumar por mes o mandarte un resumen semanal. Esto último lo tienes en cómo recibir un informe semanal automático.

Antes de montar nada

Para que la hoja sirva de verdad, conviene decidir tres cosas antes:

1. Qué columnas necesitas. Pocas y claras. Si una columna no la vas a mirar nunca, sobra.
2. De dónde viene cada dato. Un formulario, un correo, una reserva. Si un dato no viene de ningún sitio, alguien tendrá que escribirlo.
3. Quién mira la hoja y cuándo. Una hoja que se rellena sola pero nadie revisa no arregla nada.

Si la hoja va a tener datos de clientes, ten en cuenta quién tiene acceso a ella y no la compartas con enlaces abiertos. Sobre cómo tratar esos datos, tienes información en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.

Cómo se conecta, sin tecnicismos

Hay tres niveles, de más sencillo a más completo:

• Lo que ya trae Google. Un Formulario de Google se conecta a una hoja con un clic. Puedes probarlo hoy: crea el formulario, ve a la pestaña «Respuestas» y pulsa «Vincular con Hojas de cálculo». Desde ese momento, cada respuesta entra como una fila nueva.
• Una herramienta que conecta programas, como Make, que coge datos del correo, de la web o de otras aplicaciones y los lleva a la hoja. Si no la conoces, tienes qué es Make y para qué lo usa un negocio pequeño.
• Una pequeña aplicación hecha a medida, cuando lo que necesitas ya no cabe en una hoja: muchos usuarios a la vez, permisos o pantallas para el móvil.

En muchos negocios pequeños, los dos primeros niveles bastan para empezar.

Un ejemplo práctico

Imagina una empresa de limpieza pequeña con cuatro trabajadoras que van a casas y oficinas. Al final de cada día, cada una le manda un WhatsApp a la dueña con dónde ha estado y cuántas horas, y a fin de mes la dueña lo suma todo para facturar.

Con una hoja que se rellena sola, podría quedar así:

• Cada trabajadora tiene en el móvil un enlace a un formulario corto: cliente, fecha, horas y si ha habido alguna incidencia.
• Al terminar cada servicio lo rellena en un minuto, y aparece una fila nueva en la hoja.
• La hoja suma sola las horas de cada cliente y de cada trabajadora en el mes.
• Si alguien marca una incidencia (una llave que no funciona, un producto que falta), a la dueña le llega un aviso en el momento.
• A fin de mes, la dueña tiene las horas por cliente listas para preparar las facturas.

La dueña sigue revisando y decidiendo. Lo que deja de hacer es leer mensajes de un mes entero para sumar horas.

Si quieres que te lo montemos

En servicios tienes lo que hacemos, desde hojas que se rellenan solas hasta aplicaciones a medida. Si tienes una hoja que nunca está al día, escríbenos y vemos qué datos pueden entrar solos.