Llamadas perdidas en la obra: cómo no perder clientes siendo autónomo

Si eres fontanero, electricista, técnico de aire o haces reformas, sabes lo que es: estás con las manos dentro de un armario de contadores o subido a una escalera, suena el móvil y no puedes cogerlo. En esta guía tienes por qué esas llamadas importan tanto, las opciones que hay para atenderlas y una forma de organizarte para devolverlas antes de que el cliente llame a otro.

Por qué una llamada perdida es un cliente perdido

Quien llama a un técnico casi nunca lo hace por curiosidad. Tiene una avería, una fuga o un aire que no enfría, y quiere que alguien le diga cuándo va a ir. Si no lo coges, lo más habitual es que no deje mensaje en el buzón: vuelve a Google y llama al siguiente de la lista.

Por eso el problema no es solo la llamada, sino el tiempo que pasa hasta que la devuelves. Si llamas a la media hora, puede que ya haya quedado con otro. Si llamas por la noche, al acabar la jornada, es todavía más probable.

Las opciones que tienes

No hay una solución única. Depende de cuántas llamadas recibas y de cuánto te cueste perder una. De más sencilla a más completa:

1. Mejorar el mensaje del buzón. Gratis y en diez minutos. Si el buzón dice qué tiene que dejar el cliente (nombre, dirección y qué le pasa) y cuándo le vas a llamar, deja más mensajes.
2. Un mensaje automático por WhatsApp. La app de WhatsApp Business permite configurar un mensaje de ausencia. Sirve para quien te escribe, no para quien te llama, pero muchos clientes prefieren escribir.
3. Que alguien coja el teléfono. Un familiar, un compañero o una centralita. Funciona, pero depende de que esa persona esté disponible y sepa qué preguntar.
4. Un asistente automático. Cuando no coges, la llamada pasa a un asistente que contesta, pregunta los datos de uno en uno y te manda el aviso al móvil al momento. Tu número no cambia.

Para la mayoría de autónomos, lo razonable es empezar por la primera y la segunda, y valorar la cuarta si notas que pierdes trabajos a menudo.

Qué poner en el buzón

Un buen mensaje de buzón es corto y dice exactamente qué hacer. Por ejemplo:

«Hola, soy Javier, fontanero. Ahora estoy en un trabajo y no puedo atenderte. Déjame tu nombre, la dirección y qué te pasa, y te llamo en menos de una hora. Si es urgente, dilo al principio del mensaje.»

Lo importante:

• Quién eres, para que el cliente sepa que ha llamado al sitio correcto.
• Qué datos necesitas, así no tienes que llamar dos veces.
• Cuándo le llamarás. Y luego cumplirlo. Si pones «en una hora», que sea en una hora.
• Cómo marcar lo urgente, para que puedas escuchar primero esos mensajes.

Cómo organizarte para devolver las llamadas

Tener los avisos es la mitad. La otra mitad es devolverlos a tiempo y no olvidar ninguno. Unas costumbres que ayudan:

• Mira el móvil entre trabajo y trabajo, no solo al final del día. Un minuto al subir a la furgoneta basta.
• Empieza por lo urgente: una fuga o una casa sin luz no puede esperar como un presupuesto de baño.
• Apunta cada aviso en un solo sitio, ya sea una hoja de cálculo, una nota o una libreta, con la hora, el nombre, la dirección, qué le pasa y si ya le has llamado.
• Si no puedes ir pronto, dilo. Un «hoy no llego, ¿te va bien mañana a primera hora?» suele retener al cliente más que el silencio.

Un ejemplo práctico

Imagina un técnico de aire acondicionado que trabaja solo en Valencia y alrededores. En pleno verano, mientras hace una instalación de tres horas, le entran varias llamadas. No coge ninguna. Al terminar tiene varias llamadas perdidas y un solo mensaje de buzón. Devuelve las llamadas desde la furgoneta: dos ya han encontrado a otro, uno no lo coge y el último le dice que es una avería sencilla para la semana que viene.

Ahora imagina el mismo día con un asistente:

• Cada llamada que no coge la atiende el asistente, que pregunta nombre, dirección y qué le pasa.
• Al momento le llega al móvil un aviso con el resumen, y lo urgente aparece marcado en rojo.
• Entre instalación y descanso, mira los avisos y llama primero a la avería urgente. Al resto les escribe para darles día.
• Todo queda apuntado en su hoja de avisos, así que por la noche no tiene que reconstruir nada.

El técnico no ha dejado de trabajar ni ha cogido el teléfono con las manos llenas. Lo que ha cambiado es que ningún cliente se ha quedado sin respuesta. Puedes ver cómo sería una llamada en la demo del asistente de llamadas.

Antes de decidir, haz la cuenta

Durante una semana, apunta cuántas llamadas no coges y cuántas de ellas habrían sido un trabajo. Con ese número sabrás si te basta con mejorar el buzón o si te compensa algo más. Si no sabes qué te encaja, el test de 2 minutos te orienta según tu tipo de negocio. Y si quieres entender qué se puede automatizar en general, tienes esta guía para empezar.

Si quieres que te lo montemos

En la página de técnicos y oficios tienes lo que hacemos para fontaneros, electricistas, técnicos de aire y reformas: el asistente que coge las llamadas que no puedes atender y los presupuestos hechos en la misma visita. Si prefieres contarnos tu caso, escríbenos y te decimos qué te conviene.