Mantenimientos periódicos: cómo avisar al cliente cuando toca

Si haces revisiones de calderas, aires acondicionados, extintores u otros equipos, cada cliente que atiendes hoy puede volver a necesitarte dentro de un año. El problema es acordarse. En esta guía tienes cómo apuntar los mantenimientos para que el aviso salga solo y cómo decírselo al cliente sin que parezca publicidad.

Por qué se pierden los mantenimientos

Cuando terminas un trabajo, lo normal es pasar al siguiente. Lo de «dentro de un año hay que revisarlo» se queda en la cabeza, en una nota del móvil o en una factura que nadie vuelve a mirar.

Mientras tanto, el cliente tampoco se acuerda. Cuando por fin hace falta, busca a quien tenga más a mano, y no siempre eres tú.

Además, los avisos que llegan en una época concreta (las calderas antes del invierno, los aires antes del verano) se te juntan todos a la vez si no los repartes.

Qué apuntar de cada equipo

Basta con una hoja o una agenda con estos datos por cada equipo, no por cada cliente:

• Cliente y forma de contacto que te dio.
• Dirección, si tiene varias casas o locales.
• Qué equipo es: tipo, marca y modelo si lo sabes.
• Fecha de la última revisión.
• Cada cuánto toca: cada año, cada dos años, lo que corresponda.
• Fecha del próximo aviso, que sale de las dos anteriores.
• Notas: piezas que conviene llevar, acceso difícil, horario que prefiere el cliente.

Si ya llevas tus avisos en una hoja, puedes añadir estas columnas a la misma. Tienes ideas para montarla en cómo organizar los avisos de tus clientes en una sola hoja.

Cuándo y cómo avisar

Una vez tienes las fechas, el aviso puede salir solo:

1. Unas semanas antes de la fecha, para que el cliente tenga margen.
2. Por el canal que ya usáis, normalmente WhatsApp o correo.
3. Con un mensaje corto que diga qué equipo es, cuándo fue la última revisión y cómo pedir cita.
4. Una sola vez, y como mucho un recordatorio. Si no contesta, se queda apuntado como pendiente y decides tú si llamar.

Un mensaje de ejemplo:

Algunas revisiones tienen plazos marcados por normativa. Esta guía no entra en cuáles son: si es tu caso, confírmalo con tu asociación profesional, con la web de industria de tu comunidad o en el BOE, y no lo pongas en el mensaje si no estás seguro.

Para escribir a tus clientes por WhatsApp o correo, consulta también cómo puedes usar sus datos de contacto con tu gestoría o en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.

Repartir el trabajo en el año

Si todos los avisos salen a la vez, tendrás muchas llamadas en pocas semanas. Puedes evitarlo así:

• Adelanta algunos avisos a los meses flojos, ofreciendo hacer la revisión antes de la temporada.
• Limita cuántos avisos salen cada semana, según los huecos que tengas.
• Agrupa por zona, para hacer varias revisiones el mismo día.

Así el aviso puede ayudarte a repartir mejor las semanas, y no solo a tener trabajo. Si además en temporada alta te entran averías urgentes, tienes cómo distinguirlas y atenderlas primero.

Un ejemplo práctico

Imagina un técnico de calefacción que trabaja con un ayudante. Hace muchas revisiones de calderas en otoño y casi ninguna en primavera.

Con una hoja y un aviso automático, podría organizarse así:

• Al terminar cada revisión, rellena desde el móvil la fecha y cada cuánto toca. La fecha del próximo aviso se calcula sola.
• Cada lunes salen los avisos de los clientes a los que les toca dentro de unas semanas, como mucho los que caben en su agenda.
• Quien responde recibe un enlace para elegir día. Quien no responde queda en una lista para que el técnico decida si llama.
• Las revisiones de una misma zona se agrupan el mismo día.

El técnico sigue decidiendo a quién llama y cuándo va. Lo que deja de depender de su memoria es acordarse de cada cliente.

Si quieres que te lo montemos

En la página de reformas e instalaciones tienes lo que hacemos para técnicos e instaladores. Si quieres que tus revisiones avisen solas, escríbenos y lo vemos con tus clientes.