Automatizar WhatsApp en un negocio: ejemplos por sector

Cuando se habla de automatizar WhatsApp, cuesta imaginar qué significa en tu negocio concreto. Aquí tienes ejemplos por sector: qué hace saltar cada mensaje, qué dice y qué te ahorra. Al final, una forma sencilla de elegir el primero que montar.

La idea de fondo: algo pasa y sale un mensaje

Casi todas las automatizaciones de WhatsApp siguen el mismo esquema. Pasa algo en tu negocio (apuntas una cita, marcas un pedido como listo, llega un aviso nuevo) y sale un mensaje al cliente desde el número del negocio, con su nombre y sus datos. Tú no escribes nada: solo haces lo que ya hacías, apuntar en tu agenda o en tu hoja.

Lo que cambia de un negocio a otro es qué es ese «algo» y qué dice el mensaje. Por eso los ejemplos van por sectores. Si quieres saber antes qué permite la app gratuita y qué necesita la vía oficial de WhatsApp para empresas, lo tienes en Automatizar WhatsApp Business: qué se puede hacer y qué no.

Centros: clínicas, fisioterapia, peluquerías y estética

Aquí casi todo gira alrededor de la cita.

• Confirmación al pedir cita. Lo dispara: apuntar la cita en la agenda. Dice: «Hola, Marta, tienes cita el martes 4 a las 10:30. Te escribiremos el día antes para recordártela».
• Recordatorio del día antes. Lo dispara: la propia agenda, a una hora fija. Dice el día, la hora y cómo avisar si no puede venir. Tienes cómo escribirlo bien en Recordatorio de citas por WhatsApp.
• Aviso de hueco libre. Lo dispara: una cancelación. Sale a quien está en lista de espera para ese día.
• Fin de bono. Lo dispara: que al cliente le quede una sesión. Dice cuántas le quedan y cómo renovarlo. Más detalle en Bonos de sesiones: cómo avisar antes de que se acaben.

Más ideas para este tipo de negocio en la página de centros.

Restaurantes y bares

En hostelería, el mensaje tiene que llegar en el momento justo, porque el servicio no espera.

• Confirmación de la reserva el mismo día. Lo dispara: la reserva apuntada para hoy. Pide que el cliente confirme o libere la mesa. Lo explicamos paso a paso en Cómo confirmar las reservas del restaurante el mismo día.
• Encargo listo para recoger. Lo dispara: marcar el pedido como listo en cocina. Dice: «Hola, Pedro, tu pedido ya está listo. Puedes pasar cuando quieras». Lo tienes en Encargos para llevar: cómo avisar al cliente.
• Datos de un grupo. Lo dispara: la reserva de un grupo grande. Le manda al cliente el menú de grupos y le pide lo que necesitas saber (alergias, hora de llegada).

Más ideas para hostelería en la página de restaurantes.

Técnicos y reformas

Para un fontanero, un electricista o una empresa de reformas, el problema suele ser que el cliente no sabe en qué punto está lo suyo y llama para preguntar.

• Aviso recibido. Lo dispara: que entre un aviso por la web o por teléfono. Dice: «Hemos recibido tu aviso. Te llamamos hoy para darte hora».
• Llegada del técnico. Lo dispara: marcar la visita como «en camino». Dice que el técnico llegará en un rato.
• Presupuesto enviado y seguimiento. Lo dispara: mandar el presupuesto. Si en unos días no hay respuesta, sale un recordatorio amable. Cómo plantearlo, en Seguimiento de presupuestos.
• Fin de obra. Lo dispara: cerrar el trabajo. Da las gracias y deja el enlace para una reseña.

Más ideas en la página de reformas e instaladores.

Tiendas, talleres y otros negocios

Cualquier negocio que tenga «cosas pendientes de un cliente» puede usar el mismo esquema.

• Taller mecánico o de reparación: «Tu coche ya está listo» al marcarlo en la hoja de trabajos.
• Tienda con encargos: cuando entra el producto, «Hola, Laura, ya ha llegado el libro que encargaste. Te lo guardamos hasta el sábado».
• Academia o gimnasio: aviso cuando se cambia el horario de una clase a los que están apuntados.
• Cualquier negocio: respuesta automática fuera de horario con lo que más te preguntan.

Un ejemplo práctico

Imagina una peluquería con dos sillas que apunta las citas en Google Calendar. Hoy, la dueña dedica un rato cada tarde a escribir a mano a las clientas de mañana, y algunos días no le da tiempo.

Con dos automatizaciones:

1. Al apuntar una cita en el calendario, a la clienta le llega la confirmación por WhatsApp con el día y la hora.
2. La tarde anterior, le llega el recordatorio con la opción de contestar si no puede venir.
3. Si contesta, la respuesta le llega a la dueña en el WhatsApp del negocio, como cualquier otro mensaje.

La peluquería sigue apuntando las citas igual que antes. Lo que desaparece es el rato de mensajes a mano y el «se me olvidó avisar».

Por dónde empezar

No hace falta montarlo todo a la vez. Para elegir el primer mensaje:

• Piensa en la llamada que más te repiten: «¿está ya lo mío?», «¿a qué hora era?», «¿me lo confirmas?».
• Mira qué mensaje escribes a mano varias veces al día, casi igual cada vez.
• Empieza por uno solo, compruébalo un par de semanas y luego añade el siguiente.

Recuerda que el cliente tiene que haber aceptado recibir tus mensajes por WhatsApp. Pídeselo al apuntar la cita o el pedido y, para lo que tenga que ver con protección de datos, consúltalo con tu gestoría o en la web de la Agencia Española de Protección de Datos. Si un mensaje se acerca a la oferta (renovar un bono, pedir una reseña), pregunta antes qué permiso hace falta. Lo contamos en ¿Es legal automatizar WhatsApp?.

Si quieres que te lo montemos

Montamos estos mensajes con la vía oficial de WhatsApp y con lo que ya usas: tu agenda, tu hoja o tu programa. Puedes ver cómo quedan la confirmación y el recordatorio en WhatsApp de citas, o hacer el test de 2 minutos para ver cuál te ahorraría más trabajo. Si prefieres contárnoslo, escríbenos.