Bonos de sesiones: cómo avisar al cliente antes de que se acaben

Vender bonos de sesiones es cómodo para ti y para el cliente: paga una vez y viene varias. El problema llega al final, cuando el bono se acaba y nadie se da cuenta hasta que el cliente pide cita y descubre que no le quedan sesiones, o deja de venir sin más. Aquí tienes cómo llevar la cuenta y avisar a tiempo, sin hacerlo a mano.

Qué pasa cuando no avisas

Si el aviso depende de que alguien en recepción se acuerde, lo normal es que se escape en los días con más jaleo. Y eso tiene consecuencias:

• El cliente se entera en mal momento: en el mostrador, con prisa, o al pagar una sesión suelta que no esperaba.
• Se corta la rutina. Si el bono se acaba y nadie le dice nada, es fácil que el cliente lo deje «para más adelante».
• Hay discusiones por la cuenta. «Yo creía que me quedaban dos». Sin un registro claro, es tu palabra contra la suya.
• Pierdes tiempo repasando fichas y tarjetas de cartón para saber a quién le queda poco.

Lo primero: llevar bien la cuenta

Ningún aviso sirve si la cuenta de sesiones no es fiable. Antes de automatizar nada, asegúrate de tener esto:

1. Un registro por bono, no por cliente: nombre, teléfono, tipo de bono (por ejemplo, 10 sesiones de fisioterapia), fecha de compra, fecha de caducidad si la tiene y sesiones gastadas.
2. Una sola forma de descontar. Cada vez que el cliente viene, se descuenta una sesión en el mismo sitio. Si unos días se apunta en la libreta y otros en el ordenador, la cuenta deja de cuadrar.
3. Que se descuente al venir, no al reservar. Así, si cancela, no hay que deshacer nada.
4. Que el cliente pueda saber cuántas le quedan. Si lo pregunta por WhatsApp, que la respuesta esté a mano.

Si ya usas una agenda digital, lo más sencillo es que cada cita marcada como «vino» descuente una sesión del bono. Si usas papel, una hoja de cálculo compartida es un buen paso intermedio.

Cuándo y cómo avisar

Con la cuenta al día, el aviso sale solo cuando se cumple una condición. Las más útiles:

• Cuando quedan 2 sesiones (o 1, según el bono). Da tiempo a renovar sin cortar la rutina.
• Cuando se gasta la última. Un mensaje de cierre, con la opción de renovar.
• Si el bono caduca, unas semanas antes de la fecha, por si le quedan sesiones sin usar.

El mensaje, corto, con el nombre del cliente y sin presión. Por ejemplo: «Hola, Laura. Te quedan 2 sesiones de tu bono de fisioterapia. Si quieres renovarlo, dínoslo en tu próxima visita o contesta a este mensaje y te lo dejamos preparado».

Algunos detalles que marcan la diferencia:

• Usa el canal por el que ya hablas con tus clientes. Si te piden cita por WhatsApp, el aviso por WhatsApp; si no, por SMS o correo.
• No mandes más de un aviso por cada momento. Un recordatorio es un servicio; tres seguidos agobian.
• Que la renovación sea fácil: contestar «sí», pagar en la próxima visita o un enlace. Cuantos menos pasos, mejor.

Ojo con los datos: para escribir a tus clientes necesitas su teléfono o correo y un motivo legítimo para usarlo. Avisar de un bono que han comprado suele tener sentido, pero las reglas exactas conviene que las confirmes con tu gestoría o en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.

Un ejemplo práctico

Imagina un centro de fisioterapia con dos fisios que vende bonos de 5 y de 10 sesiones. Hoy los bonos se apuntan en una tarjeta de cartón que se queda en recepción, y a veces se pierde o se olvida marcar una sesión.

Con un sistema sencillo:

• Al vender el bono, se crea en la agenda digital con el nombre del paciente y el número de sesiones.
• Cada cita que se marca como atendida descuenta una sesión.
• Cuando quedan dos, al paciente le llega un WhatsApp con las sesiones que le quedan y cómo renovar.
• En recepción, una lista muestra qué pacientes tienen el bono a punto de acabarse, por si quieren comentarlo en persona.
• Si el paciente pregunta cuántas le quedan, la respuesta está en la agenda, sin buscar tarjetas.

No se ha cambiado la forma de trabajar: los bonos son los mismos y las citas también. Lo que cambia es que la cuenta está en un solo sitio y el aviso no depende de nadie.

Si además quieres que los pacientes no se olviden de las citas que ya tienen, mira esta guía sobre recordatorios de citas por WhatsApp.

Si quieres que te lo montemos

En los centros y clínicas con los que trabajamos, el control de bonos va junto a la agenda: se descuenta solo al marcar la cita y el aviso sale por WhatsApp cuando toca. Si quieres verlo con tus bonos, escríbenos.