Recordatorio de cita para psicólogos: discreto y sin datos delicados
Cómo recordar la cita a tus pacientes de psicología o terapia sin dar pistas de qué es: qué poner, desde qué nombre y cómo gestionar los cambios.
En una consulta de psicología o de terapia, recordar la cita no es solo cuestión de que el paciente venga. También es cuestión de que nadie más se entere de que tiene esa cita. En esta guía tienes cómo montar un recordatorio que funcione y que, a la vez, no dé ninguna pista a quien vea la pantalla del móvil.
Por qué en terapia el recordatorio es distinto
En una peluquería, si alguien ve «Te esperamos mañana a las 18:00» en la pantalla de tu cliente, no pasa nada. En una consulta de psicología, sí puede pasar. Hay pacientes que no han contado a su familia ni a su trabajo que van a terapia, y la notificación del móvil se ve encima de la mesa, en el coche o en una reunión.
Además, la terapia tiene su propio ritmo:
- Sesiones fijas y repetidas, muchas veces a la misma hora cada semana o cada quince días.
- Cambios frecuentes, por trabajo, vacaciones o porque el paciente necesita espaciar las sesiones.
- Un trato muy personal, en el que un mensaje frío o comercial chirría.
Por eso conviene pensar el recordatorio con más cuidado que en otros negocios. Ya hay una guía general sobre cómo hacer bien el recordatorio de citas por WhatsApp; aquí vamos a lo que cambia en una consulta de este tipo.
Qué poner (y qué quitar) en el mensaje
La regla es sencilla: el mensaje solo dice que hay una cita, cuándo y cómo cambiarla. Nada más.
Lo que sí va:
- El nombre de pila del paciente, o ni siquiera eso si lo prefiere.
- El día y la hora, escritos sin dudas.
- Si la sesión es en la consulta o por videollamada.
- Cómo avisar si no puede venir.
Lo que no va:
- Las palabras «terapia», «psicología», «sesión de ansiedad» o cualquier cosa que diga qué tipo de cita es.
- El motivo de consulta, el número de sesión o comentarios de la sesión anterior.
- Importes pendientes o datos de pago.
- Enlaces a artículos o recursos, aunque tengan buena intención.
Desde qué nombre y por qué canal
El remitente también da información. Si el WhatsApp o el SMS sale con el nombre «Gabinete de Psicología Tal», el mensaje ya ha contado lo que no queríamos contar. Algunas opciones:
- Un nombre neutro para el número de la consulta, como el nombre del profesional o de la consulta sin la palabra «psicología», si encaja con tu forma de trabajar.
- Preguntar a cada paciente en la primera visita por qué canal prefiere los avisos (WhatsApp, SMS o correo) y si quiere recibirlos. Hay quien prefiere el correo porque lo mira solo en su ordenador, y hay quien prefiere no recibir ninguno.
- Apuntar esa preferencia en su ficha, para que el sistema la respete siempre sin que tengas que recordarla tú.
Los datos de salud tienen una protección especial. Sobre qué datos puedes usar para escribir a tus pacientes y cómo pedir su permiso, consúltalo con tu gestoría o con tu colegio profesional, y en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.
Sesiones semanales, cambios y cancelaciones
Lo que más trabajo da en una consulta no es el recordatorio en sí, sino todo lo que pasa alrededor.
Sesiones fijas. Si un paciente viene todos los martes a las 19:00, la cita puede estar en tu calendario como evento repetido. El recordatorio sale solo antes de cada una, sin que tengas que apuntarlas semana a semana.
Cambios puntuales. Cuando el paciente contesta que esa semana no puede, lo ideal es que esa respuesta te llegue a ti a un sitio ordenado, no perdida entre otros chats. Tú decides si le ofreces otro hueco o si esa semana se salta.
Cancelaciones con poco margen. Si en tu consulta tienes una política de cancelación, el recordatorio es un buen momento para que el paciente tenga tiempo de avisar. Por eso suele funcionar mejor mandarlo con uno o dos días de antelación que el mismo día.
Pausas. Cuando un paciente deja de venir unas semanas por vacaciones o por decisión propia, hay que poder pausar sus recordatorios sin borrar la cita fija.
Un ejemplo práctico
Imagina una psicóloga que trabaja sola, con unas veinte personas en seguimiento y la agenda en Google Calendar. Hoy manda los recordatorios a mano el domingo por la noche, desde su móvil personal, y alguna vez se le ha pasado alguno.
Con un recordatorio automático bien pensado:
- Cada sesión del calendario lleva el canal que ha elegido ese paciente.
- El día antes, a media mañana, sale un mensaje así: «Hola, Andrea. Te recuerdo tu cita de mañana, miércoles, a las 19:00. Si no puedes venir, contéstame por aquí y lo vemos».
- Si es por videollamada, el mensaje añade el enlace de la reunión y nada más.
- Las respuestas llegan a un número que solo usa para la consulta, y las que dicen «no puedo» quedan marcadas para que las vea de un vistazo.
Ella sigue llevando la agenda como siempre. Lo que cambia es que el domingo por la noche ya no tiene que dedicarlo a escribir mensajes.
Si quieres que te lo montemos
Nuestro servicio de WhatsApp de citas manda la confirmación y el recordatorio desde tu número y con tu calendario de siempre, y podemos dejar los mensajes con el texto y el remitente que tú decidas. Si llevas un centro con varios profesionales, mira lo que hacemos para centros y consultas. Y si tienes dudas sobre tu caso, escríbenos.