Recordatorio de citas por WhatsApp: cómo hacerlo bien

El recordatorio de cita por WhatsApp es de esas cosas que parecen fáciles hasta que hay que escribirlo cada día. Un buen recordatorio hace que la gente venga o avise a tiempo; uno malo se ignora o incluso molesta. Aquí tienes cuándo mandarlo, qué poner, qué no poner nunca y qué hacer con las respuestas, con mensajes de ejemplo que puedes adaptar.

Cuándo mandarlo

Lo más habitual es el día antes, y a una hora en la que la gente mira el móvil con calma: a media mañana o a primera hora de la tarde. Así hay tiempo para avisar si no puede venir y para que tú ofrezcas ese hueco a otra persona.

Algunos casos en los que conviene ajustar:

• Citas a primera hora: mándalo la tarde anterior, no la misma mañana.
• Citas pedidas con mucha antelación: además del recordatorio del día antes, ayuda una confirmación justo al pedirla, para que la tenga por escrito.
• Tratamientos largos o de varias sesiones: basta con el recordatorio de cada sesión; no hace falta repetir toda la información cada vez.

Qué poner en el recordatorio

Corto y con lo que hace falta para venir. Una buena estructura:

1. Saludo con su nombre.
2. Día y hora, escritos sin dudas: «mañana, jueves 16, a las 17:30».
3. Con quién o dónde, si hay varios profesionales o varias salas.
4. Una pregunta que se pueda contestar: «¿Nos confirmas que vienes?».
5. Cómo avisar si no puede: «Si no puedes, contéstanos aquí y te buscamos otro hueco».

Un ejemplo para una consulta de fisioterapia:

Y uno para un centro de estética:

Qué no poner nunca

Un WhatsApp lo puede leer cualquiera que coja el móvil de tu cliente o vea la notificación en la pantalla. Por eso:

• Nada de salud ni del motivo de la cita. Ni el tratamiento, ni la lesión, ni la prueba. Solo nombre, día, hora y con quién.
• Nada de importes pendientes ni datos de pago.
• Nada de mensajes largos con normas del centro, promociones y enlaces. Si hay que recordar algo importante (venir en ayunas, traer ropa cómoda), en una línea.

Sobre cómo pedir permiso para escribir por WhatsApp y qué datos se pueden usar, consúltalo con tu gestoría o en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.

Qué hacer con las respuestas

Aquí es donde el recordatorio rinde de verdad. Prepara qué contestar en cada caso:

• «Sí, allí estaré»: basta con un «¡Perfecto, te esperamos!». Si lo apuntas como confirmada, sabrás de un vistazo quién falta por contestar.
• «No puedo»: agradécele que avise y ofrécele otro día. Y ese hueco que se queda libre, ofrécelo cuanto antes a quien estaba esperando.
• No contesta: no hace falta insistir con otro mensaje. Si para ti es importante (una cita larga, un primer día), una llamada rápida por la mañana suele bastar.

Si te interesa aprovechar los huecos que dejan las cancelaciones, tienes más ideas en la guía sobre cómo reducir las citas a las que no viene nadie.

Un ejemplo práctico

Imagina un centro de fisioterapia con dos profesionales y la agenda en Google Calendar. Hoy, una de ellas repasa la agenda por la tarde y manda los recordatorios uno a uno desde su móvil. Los días con mucho trabajo no le da tiempo, y alguna paciente le ha contestado a su número personal a las diez de la noche.

Con el recordatorio automático:

• Cada día a media mañana sale solo el mensaje a todas las citas del día siguiente, desde el WhatsApp del centro.
• Las respuestas llegan al WhatsApp del centro, no al móvil de nadie del equipo.
• Si alguien contesta que no puede, la cita se marca y el hueco se puede ofrecer a la lista de espera.

La agenda se sigue llevando igual. Lo que cambia es que nadie tiene que acordarse de escribir.

Si quieres que te lo montemos

Nuestro servicio de WhatsApp de citas manda la confirmación al apuntar la cita y el recordatorio del día antes, desde el número de tu centro y con tu calendario de siempre. Si además quieres la lista de espera y los pacientes que dejan de venir, mira el pack de centros y consultas. Y si tienes dudas, escríbenos.