Encargos para llevar: cómo avisar al cliente cuando está listo

Un encargo para llevar parece sencillo: alguien llama, pide, y pasa a recogerlo. El lío llega cuando hay que avisarle de que ya está, o cuando llega antes de tiempo y espera en la barra. En esta guía verás qué falla al avisar a mano, qué datos conviene pedir al tomar el encargo y cómo hacer que el aviso salga solo con un toque.

Dónde se complica el encargo

En muchos bares, asadores y restaurantes los encargos se apuntan en una libreta o en un papel junto a la caja. Mientras son pocos, funciona. Cuando coinciden con el servicio, aparecen los problemas de siempre:

• El cliente llega antes de tiempo y se queda esperando de pie, ocupando la barra.
• El cliente llega tarde y la comida lleva un rato fría en la bolsa.
• Nadie tiene tiempo de llamar para decir «ya lo tienes». Y si se llama, no siempre lo cogen.
• Se pierde el teléfono o está mal apuntado, y no hay forma de avisar.
• El fin de semana se juntan las paellas o los pollos de todo el barrio a la misma hora.

Ninguno de estos fallos es grave por sí solo. Pero juntos hacen que la persona que está en la barra pase el mediodía contestando «¿lo mío está ya?».

Qué datos pedir al tomar el encargo

Para poder avisar después, hay que apuntar bien al principio. No hace falta mucho:

1. Nombre del cliente, para entregar la bolsa correcta.
2. Teléfono móvil, repetido en voz alta para comprobar que está bien.
3. Qué ha pedido, tal cual lo va a ver la cocina.
4. Hora a la que quiere recogerlo.
5. Si quiere aviso por WhatsApp cuando esté listo. Es mejor preguntarlo y dejarlo apuntado.

Lo ideal es que estos datos no vayan a una libreta, sino a un sitio desde el que luego se pueda enviar el mensaje: un formulario corto en el móvil o la tablet de la barra, o una hoja de cálculo sencilla.

Cómo hacer que el aviso salga solo

La idea es que cada encargo sea una línea en una lista, y que cambiar su estado mande el mensaje. Un recorrido habitual sería este:

1. Al apuntar el encargo, el cliente recibe un WhatsApp de confirmación: qué ha pedido y a qué hora se recoge. Así, si hay un error, lo dice en ese momento.
2. Cuando la cocina lo tiene listo, alguien marca «listo» en el móvil o la tablet. No escribe nada.
3. En ese momento sale el aviso al cliente: «Hola, Marta, tu encargo ya está listo. Te esperamos en la barra».
4. Si a la hora de recogida no ha venido, puede salir un segundo mensaje recordándolo, o un aviso a la barra para que sepa que falta alguien.
5. Al entregarlo, se marca como recogido y desaparece de la lista de pendientes.

Los mensajes se preparan una sola vez y luego se rellenan solos con el nombre y el pedido. Si quieres saber qué permite y qué no WhatsApp Business al enviar mensajes así, lo explicamos en la guía sobre automatizar WhatsApp Business.

Un ejemplo práctico

Imagina un asador pequeño que los domingos vende pollos y paellas para llevar. Los encargos entran por teléfono desde el sábado y se recogen entre las 13:00 y las 15:00.

Hoy, quien coge el teléfono apunta en una libreta. El domingo a mediodía hay cola en la puerta, gente preguntando si lo suyo ya está y teléfonos que no se entienden.

Con el aviso automático:

• El sábado, al apuntar cada encargo en la tablet, el cliente recibe un WhatsApp con lo que ha pedido y la hora.
• El domingo, cuando sale una tanda de pollos, el cocinero marca los encargos que ya están. Cada cliente recibe su aviso.
• Quien llega, llega a por algo que ya está hecho. La cola se reduce y la barra no se llena de gente esperando.
• A las 15:00, la barra ve de un vistazo qué encargos no se han recogido.

El trabajo de cocina es el mismo. Lo que cambia es que nadie tiene que llamar ni contestar la misma pregunta veinte veces.

Qué tener en cuenta antes de empezar

• Empieza por los días de más encargos. Si el lío es el domingo, prueba primero solo el domingo.
• Mensajes cortos y claros: qué, a qué hora y dónde recogerlo. Nada de publicidad en el aviso.
• Que el botón de «listo» esté a mano, en la cocina o en la barra, no en el móvil del dueño.
• Avisa solo a quien lo ha pedido. Si guardas los teléfonos para otras cosas, como promociones, eso es otro tema y conviene que lo consultes con tu gestoría o en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.
• Ten un plan B. Si un cliente no usa WhatsApp, apunta que hay que llamarle.

Si además pierdes reservas porque el teléfono suena en pleno servicio, puede interesarte la guía sobre cómo confirmar las reservas el mismo día por WhatsApp.

Si quieres que te lo montemos

El aviso de encargos listos forma parte de nuestro pack de hostelería: apuntas el encargo, marcas «listo» y el WhatsApp sale solo, con tus propios textos. Si quieres ver qué más se puede automatizar en tu local, haz el test de 2 minutos o escríbenos.