Cierre por vacaciones en tu restaurante: cómo avisar a los clientes

Cerrar unos días por vacaciones o por un festivo es normal. Lo que molesta al cliente es enterarse en la puerta, con la persiana bajada, o haber reservado para un día en que no abres. En esta guía tienes dónde conviene avisar, con cuánta antelación y qué avisos pueden salir solos para que no tengas que acordarte de todo la semana antes de irte.

Por qué el aviso de cierre se queda corto

Casi todos los locales avisan, pero el aviso no llega a todo el mundo:

• Solo está en la puerta. Lo ve quien pasa por delante, no quien busca el local en el móvil.
• Google sigue diciendo «abierto». Es habitual mirar el horario en Google antes de ir, y si no lo cambias, manda a la gente a un local cerrado.
• Hay reservas hechas para esos días. Alguien reservó hace semanas y nadie se acordó de llamarle.
• Los mensajes siguen entrando. Te escriben por WhatsApp para reservar mientras estás de vacaciones y nadie contesta.
• Se avisa demasiado tarde. Un cartel puesto el último día no sirve a los clientes que vienen una vez por semana.

Dónde conviene avisar

La idea es que el cliente se entere esté donde esté. No hace falta usarlos todos, pero sí los que tu clientela usa de verdad:

1. Ficha de Google. Es lo primero. Google permite poner un horario especial para días concretos, así que el local sale como cerrado justo esos días sin tocar tu horario normal. Lo explica la ayuda de Google para empresas.
2. Sistema de reservas. Bloquea esas fechas para que nadie pueda reservar un día en que no abres.
3. WhatsApp Business. Tiene un mensaje de ausencia que se envía solo a quien te escribe, con las fechas de cierre y el día que vuelves.
4. Web y redes. Un aviso visible en la página de inicio y una publicación unos días antes.
5. El local. El cartel en la puerta y, si tienes, en la carta o en el ticket las semanas anteriores.
6. Los clientes habituales. Un mensaje a quien suele venir, sobre todo si tienes grupos, encargos o comidas de empresa.

Cuándo avisar

No todo el mundo necesita el aviso con la misma antelación:

• Con dos o tres semanas a los clientes que tienen reservas o encargos para esas fechas, y a los de grupos o empresas, que planifican antes.
• Con una semana en redes, web y en el propio local.
• El día antes de cerrar, el mensaje de ausencia de WhatsApp y el horario especial de Google ya tienen que estar activos.
• Unos días antes de volver, un recordatorio de que abres. Es una buena excusa para escribir sin parecer pesado.

Para escribir a los habituales viene bien tener una hoja con sus teléfonos, y que te hayan dado permiso para escribirles. Lo general lo tienes en ¿es legal automatizar WhatsApp?; para tu caso concreto, confírmalo con tu gestoría o con la AEPD.

Lo que puede salir solo

Hay partes del aviso que se pueden dejar preparadas para que no dependan de tu memoria:

• Respuesta automática a quien escribe durante el cierre, con las fechas y el día de vuelta.
• Aviso a las reservas afectadas: si alguien tiene reserva en esos días, le llega un mensaje para cambiarla a otra fecha.
• Mensaje a los habituales programado para el día que tú elijas, sin tener que mandarlo uno a uno.
• Recordatorio de vuelta a esa misma lista unos días antes de abrir, con un enlace para reservar.
• Recordatorio para ti la semana antes, con la lista de sitios donde cambiar el horario.

Si ya tienes respuestas automáticas para la carta y los horarios, el mensaje de cierre encaja en lo mismo. Lo contamos en respuestas automáticas para tu restaurante.

Un ejemplo práctico

Imagina un bar de barrio con menú del día que cierra dos semanas en agosto y algún festivo suelto. Hasta ahora, el aviso era un folio en la puerta el último viernes.

Organizado quedaría así:

• Tres semanas antes, al dueño le salta un recordatorio con la lista de tareas del cierre.
• Bloquea esas fechas en las reservas y pone el horario especial en Google.
• A los clientes que tenían reserva esos días les llega un mensaje para cambiarla.
• Una semana antes publica el aviso en redes y pone el cartel, y a los habituales que dejaron su teléfono les llega un mensaje con las fechas.
• Durante el cierre, quien escribe por WhatsApp recibe la respuesta de ausencia.
• Tres días antes de volver, esos mismos habituales reciben un «volvemos el lunes, ¿te guardamos mesa?».

Lo único que hace él a mano es decidir las fechas y revisar los mensajes antes de que salgan.

Si quieres que te lo montemos

Para restaurantes y bares podemos dejar preparados los avisos de cierre, la respuesta automática del WhatsApp y el mensaje de vuelta a tus clientes, para que cada vez que cierres solo tengas que poner las fechas. Si quieres verlo con tu local, escríbenos.