Paella por encargo: cómo organizar las reservas de tu arrocería
Cómo apuntar las paellas por encargo junto a la reserva, confirmarlas con el cliente y saber cuántas hay que preparar cada día sin papeles sueltos.
En una arrocería, mucha gente reserva mesa y, de paso, encarga la paella: «para seis, una valenciana y una de marisco, a las dos y media». Si ese encargo se apunta en un papel aparte o se queda en un audio de WhatsApp, el domingo a mediodía alguien acaba preguntando en cocina cuántas paellas había. En esta guía tienes cómo organizar las reservas con paella por encargo para que cocina lo sepa con tiempo.
Dónde se pierden los encargos
La reserva y el encargo suelen llegar juntos, pero no siempre se apuntan juntos. Lo habitual es que pase alguna de estas cosas:
- La mesa está en el libro de reservas y la paella, en una libreta de cocina.
- El encargo llegó por WhatsApp y se quedó en el chat.
- Nadie sabe hasta el mismo día cuántas paellas de cada tipo hay que preparar.
- El cliente cambia el número de personas y la paella se queda como estaba.
Cada uno de esos fallos acaba en arroz de más, arroz de menos o un cliente esperando.
Qué apuntar en cada reserva con encargo
Con estos datos, cocina sabe lo que tiene que preparar y sala sabe qué mesa es:
- Día y hora de la reserva.
- Número de personas y nombre de quien reserva, con su móvil.
- Tipo de paella y para cuántas raciones: valenciana para cuatro, de marisco para dos…
- Hora a la que la quieren en la mesa, si no es la de llegada.
- Alergias o cambios: sin marisco, sin gluten, sin conejo.
- Si hay señal, cuánto y cómo se ha pagado, si en tu local pedís señal.
Si lo apuntas siempre en el mismo orden y en el mismo sitio, cualquiera del equipo puede tomar un encargo por teléfono sin dejarse nada.
Confirmar el encargo con el cliente
Un encargo sin confirmar es una paella que puede quedarse en la cocina. Lo que mejor funciona:
- Al apuntarlo, el cliente recibe un mensaje con el resumen: día, hora, personas y paellas encargadas. Si hay un error, lo ve en ese momento.
- El día antes, un recordatorio con el mismo resumen y una forma fácil de avisar si cambia algo.
- Una hora límite para cambios, por ejemplo el día anterior por la noche, para que cocina pueda organizarse.
Si mandas estos mensajes por WhatsApp, el cliente tiene que saber que le vas a escribir por ahí. Tienes lo general en ¿Es legal automatizar WhatsApp?.
La lista de cocina, hecha sola
Lo que más ayuda en una arrocería es que cocina tenga, la noche antes o a primera hora, una lista de lo que hay que preparar:
- Cuántas paellas de cada tipo y para cuántas raciones.
- A qué hora tiene que salir cada una.
- Qué alergias o cambios hay.
Si las reservas con encargo están en un solo sitio, esa lista puede salir sola: una hoja que se ordena por hora o un mensaje al encargado de cocina con el resumen del día siguiente.
Un ejemplo práctico
Imagina una arrocería cerca de la playa que los fines de semana tiene la mayoría de sus mesas con paella encargada. Hasta ahora, el teléfono lo coge quien pasa cerca y los encargos se apuntan en una libreta junto a la caja.
Con algo de orden, podría quedar así:
- Las reservas, por teléfono, por WhatsApp o por la web, entran en el mismo sitio, con el tipo de paella y las raciones.
- Al cliente le llega un mensaje con el resumen de su reserva y su encargo.
- El sábado por la tarde le llega a cada cliente del domingo un recordatorio, con una forma de avisar si cambia el número de personas.
- El domingo a primera hora, el cocinero recibe la lista: cuántas valencianas, cuántas de marisco, a qué hora y con qué alergias.
Nadie deja de tomar decisiones: solo dejan de buscar papeles el domingo a mediodía. Y si los encargos te llegan muchas veces en pleno servicio, tienes también cómo no perder reservas por teléfono.
Si quieres que te lo montemos
En la página de hostelería tienes lo que hacemos para bares y restaurantes, desde las reservas confirmadas por WhatsApp hasta el resumen para cocina. Si quieres contarnos cómo trabajáis los encargos, escríbenos.