Cómo confirmar las reservas del restaurante el mismo día por WhatsApp

Una mesa reservada que no aparece es una mesa que no has podido dar a nadie. La forma más sencilla de evitarlo es preguntar el mismo día, por WhatsApp, si la reserva sigue en pie. En esta guía tienes a qué hora mandarlo, qué poner, qué hacer con quien no contesta y cómo conseguir que salga solo sin que nadie del equipo tenga que acordarse.

Por qué el mismo día y no la víspera

En una clínica o una peluquería tiene sentido recordar la cita el día antes. En un restaurante funciona mejor el mismo día, por una razón práctica: los planes para cenar cambian en el último momento. Alguien que el día anterior te habría dicho «sí, ahí estaremos» puede saber a mediodía que no va a llegar.

Preguntar unas horas antes del servicio te da justo lo que necesitas: tiempo para volver a dar la mesa. Si te avisan a las siete de la tarde de que una mesa de cuatro no viene a las nueve y media, todavía puedes ofrecerla. Si te enteras a las diez, ya no.

A qué hora mandarlo

No hay una hora perfecta, pero sí una lógica:

• Para las comidas: a primera hora de la mañana, antes de que empiece el ajetreo.
• Para las cenas: a media mañana o a primera hora de la tarde, cuando la gente ya sabe qué va a hacer esa noche.
• Para reservas hechas ese mismo día: no hace falta preguntar. Si alguien ha reservado hace dos horas, ya sabes que viene.

Lo importante es que el mensaje llegue con margen suficiente para que, si la mesa se libera, puedas hacer algo con ella.

Qué poner en el mensaje

Corto, claro y con una pregunta fácil de contestar. Algo así:

«Hola, Marta. Te esperamos hoy a las 21:30, mesa para 4. ¿Sigue en pie? Contesta SÍ o NO. Si sois más o menos, dínoslo aquí mismo.»

Fíjate en lo que lleva y en lo que no:

1. El nombre de quien reservó, para que no parezca un mensaje masivo.
2. El día, la hora y el número de personas, que es lo que más se confunde.
3. Una pregunta de sí o no. Cuanto más fácil sea contestar, más gente contesta.
4. Una puerta abierta a cambios: si vienen dos más o uno menos, mejor saberlo antes de montar la mesa.
5. Nada de condiciones ni amenazas del tipo «si no contestas, perderás la mesa». Suena mal y no hace falta.

Qué hacer con quien no contesta

Siempre habrá quien no responda. Aquí conviene tener una norma clara y aplicarla igual con todos, para no tener que decidir cada noche:

• Un segundo aviso un par de horas después, más breve: «¿Nos confirmas la mesa de esta noche?».
• Una llamada rápida si es un grupo grande o una mesa en hora punta, donde perderla duele más.
• Mantener la reserva si sigue sin contestar. Que alguien no conteste no significa que no venga; mucha gente lee el mensaje y no responde porque da por hecho que va.

Lo que no recomendamos es anular reservas por no contestar. Un cliente que llega y se encuentra sin mesa no vuelve. La confirmación sirve para liberar las mesas de quien avisa, no para castigar a quien no mira el móvil.

Qué hacer cuando alguien dice que no viene

Aquí está el beneficio de verdad. Una mesa que se libera a las siete de la tarde puede ocuparse si tienes a quién ofrecerla:

• Gente que llamó y no había sitio. Si apuntas a quien pidió mesa y se quedó sin ella, tienes una lista de espera hecha.
• Clientes habituales que suelen venir sin reservar.
• Tus redes, si tienes costumbre de avisar de mesas libres.

La lista de espera funciona mejor si la mesa se ofrece a una persona cada vez: primero a quien encaja por número de personas y hora, y si en un rato no contesta, al siguiente. Así no se te juntan dos grupos para la misma mesa.

Un ejemplo práctico

Imagina un restaurante con quince mesas que apunta las reservas en Google Calendar. Hoy, cada tarde, alguien del equipo repasa las reservas de la noche y llama a algunas, cuando el trabajo de cocina y sala lo permite. Muchos días no da tiempo y las mesas de quien no viene se quedan vacías hasta que se ve que no llegan.

Con la confirmación automatizada, el día cambiaría así:

• A media mañana sale solo un WhatsApp a cada reserva de la noche con el «¿Sigue en pie?».
• Las respuestas quedan marcadas en la propia reserva: quién confirma, quién cambia el número de personas y quién no viene.
• Si una mesa de cuatro dice que no, a la primera persona de la lista de espera que buscaba mesa para cuatro le llega el aviso de que hay sitio.
• El encargado solo mira, antes del servicio, la lista de quien no ha contestado y decide si llamar a alguno.

Nadie ha cambiado su forma de apuntar las reservas. Lo que desaparece es la ronda de llamadas a contrarreloj. Puedes verlo en la demo de hostelería: cancela una reserva y mira cómo se ofrece la mesa.

Y si las reservas entran por teléfono en pleno servicio

Confirmar sirve de poco si muchas reservas se pierden antes de apuntarse porque nadie puede coger el teléfono a las nueve y media de un sábado. Si te pasa, échale un vistazo al asistente de llamadas, que coge la llamada, toma la reserva y te la pasa para que la confirmes. Y si te interesa la parte de las mesas que no aparecen en general, en esta otra guía hay más ideas, pensadas para centros pero aplicables a cualquier negocio con citas.

Si quieres que te lo montemos

Esto es lo que hace el plan Mesa llena: el «¿Sigue en pie?» del mismo día, las mesas libres ofrecidas a la lista de espera y, si quieres, los encargos y los registros de sanidad. Se monta con tu Google Calendar, y si ya usas un programa de reservas, lo miramos contigo. Si tienes dudas, escríbenos y lo vemos con tu restaurante.