Cómo saber cuándo un proveedor te sube los precios en tu restaurante

El aceite, el pescado, la carne, el pan: en un restaurante los precios de compra cambian a menudo, y muchas veces nadie te avisa. Te enteras meses después, cuando el plato ya no deja lo que dejaba. En esta guía tienes cómo llevar un control sencillo de lo que pagas, qué mirar en cada entrega y cómo conseguir que la subida te llegue como aviso al móvil.

Por qué las subidas pasan desapercibidas

No es descuido. Es que el día a día de un restaurante no deja tiempo para comparar albaranes:

• El pedido llega en pleno servicio o a primera hora, y se firma el albarán sin mirar los precios uno a uno.
• La subida es pequeña en cada producto, pero se repite en muchos y en cada pedido.
• La factura llega a fin de mes, junta, y a esas alturas ya no recuerdas cuánto pagabas antes.
• Hay productos que cambian de precio con frecuencia, como el pescado o la fruta, y otros que deberían ser estables y no lo son.
• Nadie tiene apuntado el precio anterior, así que no hay con qué comparar.

Lo que falta casi siempre es eso último: una referencia. Sin saber cuánto pagabas, no puedes saber si te han subido.

Paso 1: elige qué productos vigilar

No hace falta controlar todo lo que compras. Empieza por los que más pesan en tu cuenta o en tus platos estrella. Una forma de elegirlos:

1. Coge las facturas de los últimos dos o tres meses de tus proveedores principales.
2. Apunta los productos que compras siempre y los que suman más dinero al mes.
3. Quédate con unos diez o quince para empezar: aceite, la carne y el pescado principales, el arroz si eres arrocería, la bebida que más vendes…
4. Anota el precio actual de cada uno, con la unidad: por kilo, por litro, por caja. Si un proveedor cambia el formato de la caja, el precio por unidad es lo que manda.

Con esto ya tienes tu precio de referencia.

Y en cada entrega, antes de firmar el albarán, mira solo esos productos: el precio por kilo o por litro y que la cantidad cuadre con lo que pediste. Para eso el albarán tiene que llevar precios; si tu proveedor no los pone, pídeselo.

Paso 2: una hoja con los precios de siempre

Lo más práctico es una hoja de cálculo (Google Sheets o Excel) con una fila por compra: fecha, proveedor, producto, cantidad, precio por unidad. Y una columna que compare con el precio de referencia.

Puedes rellenarla tú a mano al recibir cada factura. Funciona, pero tiene un problema: es justo la tarea que se deja para luego. Por eso conviene que se rellene sola, o al menos que te cueste un minuto.

Paso 3: que la subida te llegue como aviso

Aquí la automatización ayuda de verdad. Algunas ideas que se pueden montar:

• Las facturas de los proveedores que llegan al correo se guardan solas y sus datos pasan a la hoja. Si te interesa esta parte, la explicamos en cómo organizar las facturas que llegan al correo.
• Los albaranes en papel se fotografían con el móvil al recibirlos y se guardan en una carpeta, para que no se queden en un cajón y puedas compararlos con la factura. Sacar los precios de la foto también se puede intentar, pero no siempre se leen bien solos: al principio, mejor revisarlos.
• Cuando un producto supera su precio de referencia a partir de la subida que tú decidas, te llega un aviso al móvil: «El aceite de oliva ha subido respecto a tu precio de referencia».
• Una vez al mes, un resumen con lo que más ha subido y lo que ha bajado, para revisarlo con calma un día sin servicio.

La decisión siempre es tuya: hablar con el proveedor, buscar otro, cambiar el producto o ajustar el precio del plato. El sistema solo hace que te enteres a tiempo.

Un ejemplo práctico

Imagina un bar de tapas con cocina pequeña y tres proveedores habituales: uno de carne, uno de pescado y uno de aceite y secos. El dueño hace los pedidos por WhatsApp y las facturas llegan por correo a fin de mes.

Con un control sencillo:

• Ha elegido doce productos para vigilar y ha apuntado su precio por kilo o por litro.
• Las facturas que llegan al correo se guardan en su carpeta y los precios de esos doce productos pasan a la hoja.
• Si algo sube por encima de lo que él ha marcado, le llega un aviso en cuanto entra la factura, con el producto, el proveedor y el precio antes y ahora. Para los productos que más le preocupan, mira el albarán al recibir el pedido y así no espera a fin de mes.
• El primer lunes de cada mes recibe un resumen con los cambios del mes anterior.

Con el aviso en la mano, puede llamar al proveedor con el dato concreto, pedir precio a otro o decidir que la tapa necesita un ajuste. Antes, todo eso lo descubría tarde o no lo descubría.

Lo que conviene tener en cuenta

• No todas las subidas son un problema. Los productos de temporada cambian, y es normal. Para esos, mejor fijarse en la tendencia de varias semanas que en cada compra.
• Revisa los precios de referencia de vez en cuando. Si aceptas una subida, actualiza la referencia para que el aviso no salte cada vez.
• Los datos de las facturas no siempre se leen bien solos. Cada proveedor tiene su formato, y al principio conviene revisar lo que entra en la hoja hasta que veas que va fino.

Si además quieres tener al día los registros de sanidad desde el móvil, en esta guía tienes cómo llevar los registros de APPCC en el móvil.

Si quieres que te lo montemos

El control de proveedores es una de las piezas del plan para hostelería: las facturas se ordenan, los precios se comparan y la subida te llega al móvil. También puedes ver todo lo que hacemos en servicios.