Primera visita: cómo recoger los datos del cliente sin papel
Cómo pedir los datos de la primera visita con un formulario en el móvil antes de que llegue el cliente, qué preguntar y qué cuidar con datos de salud.
En la primera visita, muchos centros todavía dan una hoja en papel para que el cliente la rellene en la sala de espera. Luego alguien la pasa al ordenador, o se queda en un archivador. En esta guía tienes cómo recoger esos datos con un formulario que le llega solo al cliente antes de la cita, qué preguntar y qué cuidar si hay datos de salud.
Lo que falla con la ficha en papel
La ficha en papel tiene varios problemas que se repiten:
- Se rellena con prisa, en la sala de espera, y la letra no siempre se entiende.
- Alguien tiene que pasarla al ordenador o al programa de citas. Si no se hace, la ficha está en un cajón.
- La cita empieza tarde porque el cliente está acabando de escribir.
- Cuesta encontrarla cuando el cliente vuelve meses después.
Nada de esto es grave por separado, pero en un centro con varias primeras visitas al día se nota.
Cómo funciona la ficha sin papel
La idea es sencilla: cuando alguien reserva su primera cita, recibe un enlace a un formulario para rellenar en el móvil, con calma, antes de venir.
- El cliente reserva por teléfono, por WhatsApp o por la web.
- Le llega un mensaje con la confirmación y el enlace a la ficha.
- La rellena desde casa, en el momento que quiera.
- Los datos llegan ordenados a tu programa o a una hoja, junto a su cita.
- Si no la ha rellenado el día antes, le llega un recordatorio. Y si llega sin ella, la puede rellenar allí con su móvil o con una tableta.
Qué preguntar (y qué no)
Una ficha larga se deja a medias. Pregunta solo lo que vas a usar:
- Datos de contacto: nombre, teléfono y correo.
- Cómo prefiere que le avisemos de las citas.
- Motivo de la consulta, en pocas palabras.
- Lo que necesitas saber para atenderle bien, según tu servicio.
- Cómo nos ha conocido, si te interesa saberlo.
- Las casillas de consentimiento que te indique tu asesoría.
Si una pregunta no la vas a leer nunca, quítala. Y si algo es mejor preguntarlo en persona, déjalo para la consulta.
Si hay datos de salud
En fisioterapia, osteopatía, nutrición, estética y otros centros, la ficha puede incluir datos de salud. Esos datos tienen una protección especial y conviene tener más cuidado:
- Usa una herramienta pensada para guardarlos bien, no un formulario cualquiera con enlace abierto.
- Pide solo lo imprescindible antes de la cita. El resto, en consulta.
- Que solo pueda verlo quien atiende al cliente.
- Nada de datos de salud por WhatsApp ni en los mensajes de recordatorio.
Lo que tienes que pedir, cómo informar al cliente y qué consentimientos necesitas depende de tu caso. Confírmalo con tu asesoría o en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.
Un ejemplo práctico
Imagina un centro de fisioterapia con dos fisios que recibe varias primeras visitas a la semana. Hasta ahora, el cliente rellena una hoja al llegar y la recepcionista la pasa al ordenador por la tarde.
Con la ficha sin papel, podría quedar así:
- Al reservar la primera cita, el cliente recibe la confirmación con un enlace a la ficha.
- La rellena en casa: datos de contacto y el motivo de la consulta en una frase. Los detalles clínicos se ven en consulta.
- El día antes, quien no la ha rellenado recibe un recordatorio con el mismo enlace.
- El fisio abre la ficha en el ordenador antes de que entre el cliente.
- La recepcionista ya no pasa hojas a limpio por la tarde.
Si además quieres que la cita no se olvide, tienes cómo reducir las citas a las que no viene nadie.
Si quieres que te lo montemos
En la página de centros tienes lo que hacemos para clínicas y centros con cita previa, desde la confirmación por WhatsApp hasta los datos que llegan ordenados. Si quieres dejar la ficha en papel, escríbenos y lo vemos con tu forma de trabajar.