Automatizar una tienda pequeña: pedidos, avisos y clientes

En una tienda pequeña, casi todo pasa por el mostrador y por el móvil del dueño: encargos, «avísame cuando te llegue», pedidos al proveedor y clientes que preguntan por WhatsApp. En esta guía tienes qué partes de ese trabajo se pueden automatizar sin perder el trato cercano, que es lo que diferencia a una tienda de barrio.

Dónde se va el tiempo en una tienda

Además de atender, en una tienda pequeña hay mucho trabajo que no se ve:

• Apuntar encargos y acordarse de avisar cuando llegan.
• Contestar por WhatsApp si tienes tal producto o tal talla.
• Hacer los pedidos al proveedor y revisar que llega todo.
• Avisar a los clientes habituales de las novedades.

Cada tarea es pequeña, pero se hace entre cliente y cliente, y algunas se olvidan.

Encargos y «avísame cuando llegue»

Es de lo que más se olvida y de lo que más se agradece. La idea es apuntar el encargo una sola vez y que el aviso salga solo:

1. Apuntas el encargo en el móvil o en el ordenador del mostrador: cliente, producto y teléfono.
2. Cuando llega el producto, lo marcas como recibido.
3. Al cliente le llega un mensaje diciendo que ya lo tiene disponible, con tu horario.
4. Si a los pocos días no ha pasado, le llega un recordatorio.

Lo tienes más detallado en cómo avisar al cliente cuando su encargo está listo.

Pedidos al proveedor

Muchas tiendas hacen los pedidos mirando la estantería. Con una lista sencilla se puede ordenar:

• Una hoja con los productos que más se venden y la cantidad mínima que quieres tener.
• Cuando bajas de ese mínimo, el producto aparece en la lista del próximo pedido. Para eso, alguien tiene que ir apuntando lo que sale, o lo tiene que llevar tu programa de caja.
• El día del pedido, la lista ya está hecha y solo la revisas.

Si tu programa de caja lleva el stock, puede que ya tenga una opción así. Mira primero lo que tienes antes de montar nada nuevo.

Y cuando llegue el pedido, compáralo con lo que pediste antes de colocarlo. Si la lista del pedido está en la misma hoja, basta con marcar lo que ha llegado y lo que falta queda a la vista para reclamarlo al proveedor.

Clientes habituales y novedades

Una tienda de barrio vive de los clientes que vuelven. Puedes avisarles de lo que les interesa sin escribir uno a uno:

• Una lista de difusión de WhatsApp (solo llega a quien tiene guardado tu número) o un correo para quien haya dicho que quiere recibir novedades.
• Avisos por intereses, si los conoces: quien compra lana se entera de la lana nueva; quien compra para perros, de lo de perros.
• Pocos mensajes y útiles. Mejor uno al mes con algo que interese que uno cada semana que nadie lee.

Para escribir a tus clientes necesitas que te hayan dado permiso para ello. Confírmalo con tu asesoría o en la web de la Agencia Española de Protección de Datos, y si usas WhatsApp, mira también lo que conviene saber antes de automatizarlo.

Un ejemplo práctico

Imagina una mercería con muchos encargos de hilos y lanas que no siempre hay en tienda. La dueña los apunta en una libreta y, cuando llega el pedido, llama a cada clienta.

Con algo de orden, podría quedar así:

• Al hacer un encargo, lo apunta en el móvil con el nombre, el teléfono y el producto.
• Cuando abre la caja del proveedor, marca lo que ha llegado y a cada clienta le llega un WhatsApp: «Ya tienes tu lana en la tienda. Te esperamos de 10:00 a 13:30 y de 17:00 a 20:00».
• Si alguien no pasa en una semana, le llega un recordatorio.
• Una vez al mes manda las novedades a quien se apuntó a recibirlas.

La dueña sigue atendiendo en el mostrador y recomendando como siempre. Lo que deja de hacer es llamar una por una.

Si quieres que te lo montemos

En servicios tienes lo que hacemos para negocios pequeños, desde avisos de encargos hasta mensajes a clientes habituales. Si tienes una tienda y quieres ver qué te encaja, haz el test de dos minutos o escríbenos.