Academias y talleres: recordatorios de clase y plazas libres

En una academia o un taller con clases en grupo, el trabajo de oficina no está en cada clase, sino en todo lo que la rodea: quién viene esta semana, quién falta, quién quiere recuperar y quién no ha pagado el mes. En esta guía tienes cómo ordenar esas tres cosas y qué parte puede funcionar sola.

Lo que se complica en las clases en grupo

Una consulta tiene citas de una en una. Una academia tiene grupos con plazas fijas, alumnos que faltan, alumnos que quieren recuperar en otro grupo y gente esperando a que se libere un hueco.

Si todo eso se lleva por WhatsApp y de memoria, pasan cosas como estas:

• Un alumno avisa de que no viene, pero su plaza se queda vacía porque nadie se acuerda de ofrecerla.
• Otro quiere recuperar la clase y tienes que mirar grupo por grupo dónde cabe.
• A final de mes hay que repasar a mano quién ha pagado y escribir uno a uno a los que no.

Ninguna de estas tareas es difícil, pero juntas se comen las tardes.

Recordatorios que sí sirven

Un recordatorio de clase funciona mejor cuando es corto y llega con tiempo para cambiar de planes:

1. El día antes, con el día, la hora y el grupo.
2. Con una forma fácil de avisar si no viene: un enlace o un botón, no «llámanos».
3. Solo cuando aporta algo. En un grupo fijo que viene cada martes, quizá baste con avisar los días que cambia algo: festivos, cambios de sala, clases especiales.

Si quieres comparar canales para estos avisos, tienes recordatorios por correo, SMS o WhatsApp: cuál usar.

Que las plazas libres no se pierdan

Cuando un alumno avisa de que no viene, su plaza puede servirle a otro. Para que eso pase sin que tengas que estar pendiente:

• Cada grupo tiene un número de plazas apuntado en un solo sitio. Si empiezas con una hoja, basta con una fila por grupo (día, hora, plazas) y una columna con los alumnos de cada semana.
• Cuando alguien cancela, la plaza aparece como libre.
• Los alumnos que quieren recuperar ven qué grupos tienen hueco y se apuntan ellos.
• Si el grupo está lleno, pueden ponerse en lista de espera y les llega un aviso si se libera una plaza.

Puedes poner un límite de tiempo para cancelar (por ejemplo, hasta el día antes) para que las plazas se liberen con margen. Ese límite lo decides tú. La lista de espera la tienes más desarrollada, para consultas, en cómo rellenar los huecos que quedan libres.

Pagos y bonos del mes

Muchas academias cobran por mes o por bonos de clases. En los dos casos, lo que se automatiza bien es el aviso:

• Mensualidad: unos días antes de que acabe el plazo, un mensaje a quien todavía no ha pagado.
• Bono: un aviso cuando quedan una o dos clases, para que renueve a tiempo.

Si tienes alumnos menores, los avisos irán a sus familias. Cómo usar esos datos de contacto lo puedes consultar con tu asesoría o en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.

Lo de los bonos lo tienes más desarrollado en cómo avisar al cliente antes de que se acabe su bono.

Un ejemplo práctico

Imagina un taller de manualidades con cuatro grupos semanales de ocho plazas cada uno. Hasta ahora, la dueña lo lleva todo por WhatsApp y con una libreta.

Con una aplicación sencilla de reservas, su semana podría ser así:

• Cada alumno tiene su grupo fijo y recibe un recordatorio el día antes, con un botón para avisar si no va.
• Cuando alguien avisa, la plaza queda libre y quien tiene clases pendientes de recuperar puede cogerla desde el móvil.
• Si el sábado está lleno, los interesados se apuntan a la lista de espera y les llega un aviso si alguien cancela.
• Cuando a un alumno le queda una clase del bono, le llega un mensaje para renovarlo.
• La dueña abre el panel y ve de un vistazo quién viene a cada grupo.

Ella sigue decidiendo los grupos, los precios y las normas. Lo que deja de hacer es contestar uno a uno los mensajes de «¿hay hueco el jueves?».

Si quieres que te lo montemos

En la página de centros tienes lo que hacemos para negocios que trabajan con cita o con clases. Si tienes una academia o un taller y quieres verlo con tus grupos, escríbenos y te lo enseñamos.