Qué preguntar antes de contratar una automatización

Contratar una automatización no es como comprar una impresora: va a tocar tu agenda, tus clientes y tus mensajes. Por eso merece la pena hacer unas cuantas preguntas antes de decir que sí. En esta guía tienes las que conviene hacer, por qué importan y qué respuestas deberían hacerte dudar.

Antes de nada: ¿qué problema quieres resolver?

La primera pregunta te la haces a ti. «Quiero automatizar» es demasiado general. «Pierdo citas porque la gente se olvida» o «tardo dos días en mandar cada presupuesto» ya es un problema concreto.

Si llegas con el problema claro, podrás juzgar si lo que te proponen lo resuelve o solo suena bien. Si no lo tienes claro, el test de qué puedes automatizar te ayuda a ordenarlo en pocos minutos.

Preguntas sobre qué hace exactamente

Pide que te lo expliquen con un caso de tu negocio, no con palabras genéricas:

1. ¿Qué pasa, paso a paso, cuando llega un cliente? Por ejemplo: alguien pide cita, ¿qué le llega, cuándo y quién lo ve?
2. ¿Qué tengo que hacer yo cada día? Si la respuesta es «nada», pregunta otra vez. Casi siempre hay algo que revisar, aunque sea poco.
3. ¿Funciona con lo que ya uso? Tu agenda, tu correo, tu WhatsApp, tus hojas de cálculo. Cambiar de programa no siempre hace falta.
4. ¿Puedo verlo funcionando antes? Una demostración con un caso parecido al tuyo dice más que cualquier explicación.
5. ¿Qué parte se hace a medida y qué parte ya está preparada? Lo preparado suele estar más probado; lo hecho a medida se ajusta mejor a tu forma de trabajar.

Preguntas sobre qué pasa cuando algo falla

Todo sistema falla alguna vez: se cae una conexión, cambia una aplicación, llega un mensaje raro. Lo importante es qué ocurre entonces:

• ¿Cómo me entero si algo deja de funcionar? Lo ideal es que haya algún aviso, y no enterarte porque un cliente se queja.
• ¿A quién llamo y cuánto tarda en responder? Pregunta por un canal concreto: teléfono, WhatsApp, correo.
• ¿Puedo seguir trabajando a mano mientras se arregla? Tu negocio no debería pararse porque falle una automatización.
• ¿Quién hace los cambios? Si mañana cambias de horario o de precios, ¿lo cambias tú o hay que pedirlo?

Una respuesta del tipo «eso no falla nunca» es mala señal. Una respuesta clara sobre qué se hace cuando falla, buena.

Preguntas sobre tus datos y tus clientes

Una automatización suele mover datos de tus clientes: nombres, teléfonos, citas. Conviene preguntar:

• ¿Dónde se guardan esos datos? En tus propias cuentas (tu Google, tu correo) o en las de quien te lo monta.
• Si dejo el servicio, ¿qué pasa con todo? Lo razonable es que tus datos sigan siendo tuyos y puedas quedártelos.
• ¿Qué mensajes se mandan a mis clientes y con qué permiso? Para escribir a clientes por WhatsApp o correo suele hacer falta su consentimiento. Lo general es pedirlo y permitir darse de baja; confírmalo con tu gestoría o en la web de la Agencia Española de Protección de Datos.

Preguntas sobre el precio

El precio importa, pero la pregunta útil no es solo «¿cuánto cuesta?»:

• ¿Es un pago al mes, un pago único o las dos cosas?
• ¿Qué incluye la cuota? Cambios, soporte, ajustes cuando algo se mueve.
• ¿Hay herramientas de terceros que pague yo aparte? Algunas automatizaciones usan programas que conectan unas aplicaciones con otras, como Make que tienen su propio plan.
• ¿Hay permanencia? ¿Puedo darme de baja cuando quiera?

Haz las cuentas con el tiempo que te ahorra o los clientes que dejas de perder. Si no compensa con números sencillos, quizá no es el momento o no es la automatización adecuada.

Un ejemplo práctico

Imagina una fisioterapeuta con consulta propia que pierde varias citas al mes porque los pacientes se olvidan. Le proponen un sistema de recordatorios por WhatsApp.

Antes de contratar, podría preguntar:

• «Cuando un paciente pide cita, ¿qué le llega y cuándo?»
• «Si el paciente contesta que no puede venir, ¿cómo me entero?»
• «Si un día no salen los recordatorios, ¿quién me avisa?»
• «Si dejo el servicio, ¿me quedo con mi agenda y mis pacientes tal cual?»
• «¿Cuánto pago al mes y qué incluye?»

Con esas cinco respuestas sabe qué contrata, qué tiene que hacer ella y qué pasa si algo sale mal. Y puede comparar propuestas con el mismo criterio.

Si quieres preguntárnoslo a nosotros

En la página de servicios tienes lo que montamos y cómo trabajamos; lo ya preparado va desde 49 €/mes y lo demás se hace a medida. También tienes respuestas en preguntas frecuentes. Y si prefieres hacernos estas mismas preguntas sobre tu caso, escríbenos.