Automatizar el correo de tu negocio: filtros, respuestas y avisos

El correo de un negocio pequeño mezcla de todo: clientes, proveedores, facturas, publicidad y avisos de programas. Si todo cae en la misma bandeja, lo importante se pierde entre lo que no lo es. En esta guía tienes tres formas sencillas de automatizar el correo, de menos a más, y por cuál empezar.

Qué se puede automatizar en el correo

Antes de tocar nada, conviene separar tres cosas que se suelen mezclar:

• Ordenar: que cada correo vaya a su carpeta o lleve su etiqueta sin que lo muevas tú.
• Contestar: tener preparadas las respuestas a lo que se pregunta siempre.
• Avisar: que te enteres solo de lo urgente, aunque no estés mirando el correo.

No hace falta montar las tres a la vez. Para muchos negocios, solo con la primera ya se nota.

Paso 1: filtros que ordenan solos

Gmail, Outlook y la mayoría de programas de correo dejan crear filtros o reglas: si un correo cumple una condición, hacen algo con él. Algunas ideas:

1. Facturas y recibos de tus proveedores, a una carpeta «Facturas». Lo tienes paso a paso en cómo organizar las facturas que llegan al correo.
2. Avisos de programas (pagos, envíos, notificaciones), a una carpeta que miras una vez al día.
3. Boletines y publicidad, fuera de la bandeja principal.
4. Correos de clientes, con una etiqueta de color para verlos de un vistazo.

Con eso, en la bandeja de entrada quedan sobre todo los mensajes que de verdad tienes que leer. En la ayuda de Gmail tienes cómo crear filtros.

Paso 2: respuestas preparadas

Muchas consultas por correo son la misma con distintas palabras: el horario, los precios, cómo pedir cita, qué hay que traer. Para esas:

• Respuestas guardadas o plantillas. Gmail y Outlook dejan guardar textos y meterlos con dos clics. Escribes la respuesta una vez, bien, y la reutilizas.
• Respuesta automática al formulario de la web, para que quien escribe sepa al momento que le has recibido y qué va a pasar. Tienes ideas en cómo responder automáticamente al formulario de tu web.
• Mensaje de fuera de la oficina en vacaciones o festivos, con cuándo vuelves y a quién acudir si es urgente.

Lo que no conviene es una respuesta automática a todo lo que entra: un proveedor o una queja no deberían recibir un «gracias por escribirnos» genérico. Y revisa las respuestas guardadas de vez en cuando: un horario o un precio viejo en una plantilla se repite en cada correo.

Paso 3: avisos de lo urgente

Si no puedes estar pendiente del correo, puedes hacer que lo importante te avise por otro lado:

• Un aviso en el móvil cuando escribe un cliente concreto o llega un correo con ciertas palabras, como «urgente» o «avería».
• Un resumen al final del día con los correos de clientes que siguen sin contestar.
• Que los pedidos o consultas que llegan por correo se apunten solos en una hoja para que no se pierda ninguno.

Esto último ya necesita una herramienta que conecte el correo con otros programas. Si no la conoces, tienes qué es Make y para qué lo usa un negocio pequeño.

Un ejemplo práctico

Imagina una gestoría pequeña con dos personas. Cada día les llegan correos de clientes, facturas que les reenvían, avisos de la administración y bastante publicidad. A media mañana la bandeja ya tiene decenas de mensajes sin abrir.

Con algo de orden, podría quedar así:

• Los avisos de programas y la publicidad van solos a sus carpetas.
• Los correos de clientes llevan una etiqueta de color.
• Las preguntas de siempre se contestan con respuestas guardadas, revisadas antes de enviar.
• A las seis de la tarde les llega un resumen con los correos de clientes que siguen sin respuesta.

Siguen leyendo y contestando ellos. Lo que cambia es que ya no tienen que buscar lo importante entre todo lo demás.

Si quieres que te lo montemos

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