Automatización de negocios en Valencia: por dónde empezar

Si tienes un negocio en Valencia o alrededores y quieres quitarte trabajo repetitivo de encima, no hace falta empezar por lo grande. En esta guía tienes en qué fijarte de tu propio negocio, qué tiene de particular trabajar aquí (las temporadas, los idiomas, el trato cercano) y cómo elegir la primera automatización.

Qué significa automatizar, en dos líneas

Automatizar es que una tarea que haces siempre igual se haga sola: el recordatorio de una cita, la respuesta a quien te escribe por la web, el aviso de que un encargo está listo. Tú sigues trabajando con tu WhatsApp, tu calendario o tu hoja de cálculo; lo repetitivo pasa sin que lo toques.

Si quieres la explicación completa, la tienes en la guía sobre qué es la automatización de procesos. Aquí vamos a lo práctico: cómo aplicarlo a un negocio de aquí.

Lo que tiene de particular un negocio en Valencia

Cada ciudad tiene su ritmo, y eso cambia qué conviene automatizar primero. Tres cosas que se repiten en muchos negocios valencianos:

• Temporadas muy marcadas. Fallas, Semana Santa, el verano en la costa o la vuelta de septiembre cambian la carga de trabajo de golpe. En esas semanas es cuando más mensajes y llamadas entran y menos tiempo hay para contestarlos.
• Clientes que escriben en distintos idiomas. Hay quien te escribe en valenciano, quien lo hace en castellano y, en zonas con turismo, quien lo hace en inglés. Un mensaje automático puede salir en el idioma en que te escribió el cliente, o en dos idiomas a la vez.
• Mucho trato de tú a tú. El cliente de barrio espera que le conozcas. Por eso lo automático tiene que sonar a ti, con tu forma de hablar, y dejarte a mano lo que necesita una persona.

Cómo elegir la primera automatización

No intentes automatizarlo todo de una vez. Sigue estos pasos:

1. Apunta durante una semana lo que haces a mano y siempre igual: mensajes, llamadas que devuelves, datos que copias de un sitio a otro.
2. Señala lo que te cuesta dinero cuando falla: una reserva que no viene, un presupuesto que nadie persigue, una llamada que no devuelves a tiempo.
3. Mira tu calendario del año y marca tus semanas fuertes. ¿Qué de tu lista se dispara esas semanas?
4. Elige una sola tarea que salga en los tres pasos anteriores. Esa es la primera.
5. Déjala funcionando antes de la próxima temporada fuerte, no en mitad de ella. Montar algo nuevo con el negocio lleno es mala idea.

Si te cuesta decidir, el test de 2 minutos te propone por dónde empezar según tu tipo de negocio.

Ideas según el tipo de negocio

Algunos puntos de partida habituales:

• Restaurantes y bares: confirmar las reservas del día por WhatsApp y avisar cuando un encargo está listo. Tienes lo preparado para el sector en hostelería.
• Clínicas, fisios, peluquerías y centros de estética: confirmación al pedir cita, recordatorio el día antes y lista de espera para los huecos que deja una cancelación. Lo tienes en centros y consultas.
• Reformas, instaladores y técnicos: que nadie se quede sin respuesta cuando estás en una obra y hacer el presupuesto desde el móvil. Mira reformas.
• Cualquier negocio: responder al momento a quien escribe por tu web y recibir cada lunes un resumen de cómo ha ido la semana.

Un ejemplo práctico

Imagina una heladería con obrador en un pueblo de la costa valenciana. En invierno trabaja con encargos de tartas heladas y en verano no da abasto. Los encargos entran por WhatsApp, por teléfono y en el mostrador, y se apuntan en una libreta. En agosto, entre turistas que preguntan en inglés y clientes de siempre que escriben en valenciano, alguna tarta se ha quedado sin avisar de que estaba lista.

Una primera automatización sencilla:

• Los encargos se apuntan en una hoja en el móvil, con nombre, teléfono, día y hora de recogida.
• Cuando el encargo se marca como listo, al cliente le llega un WhatsApp avisándole, en el idioma en que hizo el pedido.
• La víspera de cada recogida llega a la heladería un resumen con los encargos del día siguiente.

No cambia nada de cómo trabajan en el obrador. Lo que desaparece es la libreta perdida y las llamadas una a una con la tienda llena. Si te interesa este caso, tienes la guía sobre cómo avisar al cliente cuando su encargo está listo.

Qué preguntar a quien te lo vaya a montar

Seas de Valencia ciudad o de un pueblo de alrededor, conviene tener claras unas cuantas cosas antes de decir que sí:

• ¿Funciona con lo que ya uso? Tu WhatsApp, tu calendario, tu correo. Cambiar de programa no debería ser condición.
• ¿Puedo verlo funcionando antes? Una demo con un caso parecido al tuyo vale más que cualquier explicación.
• ¿Quién lo mira si algo falla o quiero cambiar un texto? Y en cuánto tiempo.
• ¿Hay permanencia? Mejor saberlo desde el principio.

Para los mensajes a clientes, ten en cuenta también la protección de datos. Lo general lo explica la Agencia Española de Protección de Datos; para tu caso concreto, confírmalo con tu gestoría.

Si quieres que te lo montemos

En Estellés Bordanova montamos automatizaciones para negocios de Valencia y alrededores (y también a distancia), con las herramientas que ya usas y sin permanencia. Puedes ver lo que tenemos preparado en Servicios o contarnos qué te quita tiempo: te decimos si se puede automatizar y por dónde empezaríamos.