Cómo automatizar las tareas administrativas si eres autónomo

Si eres autónomo, el papeleo no lo hace nadie más que tú, y casi siempre se queda para la noche o el fin de semana. En esta guía tienes qué tareas administrativas se pueden automatizar, cuáles es mejor seguir haciendo a mano y por cuál empezar para quitarte trabajo cuanto antes.

Qué cuenta como tarea administrativa

Es todo lo que rodea a tu trabajo pero no es tu trabajo: preparar presupuestos, hacer facturas, perseguir cobros, guardar tickets, contestar las mismas preguntas, apuntar citas y pasarle los papeles a la gestoría.

Ninguna de estas tareas es difícil. El problema es que son muchas, pequeñas y se repiten. Y como no corren prisa en el momento, se acumulan hasta que un día sí corren.

Las que mejor se automatizan

No todo merece la pena. Estas son las tareas en las que un autónomo suele ganar más tiempo, porque se repiten mucho y siempre se hacen igual:

• Cobros pendientes. Cuando una factura lleva unos días sin pagar, sale sola un recordatorio amable al cliente. Tú solo te enteras si sigue sin pagar.
• Facturas y tickets que recibes. Los que llegan al correo se guardan solos en una carpeta y quedan apuntados en una hoja. Lo tienes explicado paso a paso en cómo organizar las facturas que llegan al correo.
• Del presupuesto a la factura. Si el cliente acepta un presupuesto, la factura se prepara con los mismos datos y tú solo la revisas.
• Citas y visitas. El cliente elige hueco, le llega la confirmación y un recordatorio el día antes, sin que tengas que llamar.
• Preguntas de siempre. Horario, zona en la que trabajas, cómo pedir presupuesto: una respuesta preparada que sale sola o con un toque.
• El resumen del mes para la gestoría. El día 1 te llega una carpeta con las facturas emitidas, las recibidas y una hoja con todo, lista para reenviar.

Lo que mejor no automatizar

Hay cosas que conviene que sigan pasando por ti:

• Los precios y los presupuestos especiales. La herramienta puede rellenar la plantilla, pero el precio lo decides tú.
• Las quejas y los problemas. Un cliente molesto quiere hablar con una persona, no recibir un mensaje automático.
• Los impuestos y las declaraciones. Ordenar los papeles se puede automatizar; lo que se declara y cuándo lo decides con tu gestoría. Si usas un programa de facturación, pregúntale también si cumple lo que te toca.

La idea no es quitarte el control, sino quitarte el trabajo de copiar, buscar y recordar.

Por dónde empezar

Si intentas automatizarlo todo a la vez, lo normal es acabar con un lío peor que el de antes. Mejor así:

1. Apunta una semana en qué se te va el tiempo de papeleo. Si quieres hacerlo con números, aquí tienes cómo calcular el tiempo que pierdes en tareas repetitivas.
2. Elige una sola tarea: la que más se repite o la que más te molesta. Suelen ser los cobros o los tickets.
3. Pruébala un mes antes de pasar a la siguiente. Mira si de verdad te ahorra tiempo y si algo se queda sin hacer.
4. Añade la segunda solo cuando la primera funcione sin que tengas que vigilarla.

Muchas de estas cosas se pueden montar sin programar, con lo que ya traen tus programas o con una herramienta que los conecta. Lo tienes en cómo automatizar tu negocio sin saber programar.

Un ejemplo práctico

Imagina un fontanero autónomo que trabaja solo. Durante el día está en las casas y por la noche hace facturas, busca tickets de material en la furgoneta y repasa quién le debe dinero.

Con tres automatizaciones sencillas, su semana podría cambiar así:

• Tickets de material. Les hace una foto con el móvil al pagar y la manda a un correo concreto. Se guarda sola en la carpeta del mes y queda apuntada con la fecha y el importe.
• Cobros. Cuando una factura lleva quince días sin pagar, el cliente recibe un mensaje: «Hola, te recordamos la factura del día tal. Si ya la has pagado, ignora este mensaje». Si a los treinta días sigue igual, le llega un aviso a él para que llame.
• Gestoría. El día 1 de cada mes recibe un correo con todo lo del mes anterior ordenado. Lo revisa y lo reenvía.

No ha dejado de decidir nada: sigue poniendo sus precios y hablando con sus clientes. Lo que ha dejado de hacer es buscar papeles a las once de la noche.

Si quieres que te lo montemos

En servicios tienes lo que hacemos para autónomos y negocios pequeños, desde los cobros hasta el papeleo del mes. Si no tienes claro por dónde empezar, haz el test de dos minutos o escríbenos y lo miramos contigo.